Không ít khách sạn nhỏ và homestay hiện nay đã bỏ hẳn quầy lễ tân trực 24/7. Khách tự nhận phòng bằng mã số gửi qua điện thoại, nhờ một hệ thống khóa khách sạn kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý. Với dân công nghệ thông tin như chúng tôi, đây là một ví dụ PropTech thú vị. Nó cho thấy phần mềm, phần cứng và quy trình vận hành thực tế có thể giao thoa chặt chẽ với nhau đến mức nào. Bài viết này sẽ đi từ bức tranh tổng quan của PropTech ngành khách sạn đến những bài toán kỹ thuật cụ thể, khi triển khai một hệ thống khóa kết nối cho một cơ sở lưu trú quy mô vừa và nhỏ.
PropTech đang thay đổi cách vận hành khách sạn quy mô vừa và nhỏ
Xu hướng số hoá quy trình check-in và check-out đang lan rộng ra cả những khách sạn mini hay homestay. Đây không còn là đặc quyền của các chuỗi khách sạn lớn có ngân sách công nghệ dồi dào. Khách chỉ cần đặt phòng qua ứng dụng, nhận mã xác thực qua tin nhắn, rồi tự thao tác tại quầy kiosk hoặc trực tiếp trên cửa phòng. Khách không cần chờ lễ tân trực suốt đêm. Đối với chủ cơ sở lưu trú, đây là cách giảm chi phí nhân sự trong khi trải nghiệm nhận phòng của khách vẫn nhanh gọn.
Đứng sau trải nghiệm tưởng chừng đơn giản ấy là sự giao thoa của nhiều mảng công nghệ khác nhau:
- Phần mềm quản lý khách sạn để xử lý đặt phòng và hóa đơn.
- Các thiết bị IoT gắn trên từng cánh cửa hoặc công tắc điện trong phòng.
- Hệ thống thanh toán điện tử để khách hoàn tất giao dịch mà không cần tiền mặt.
Ba mảng này phải nói chuyện được với nhau qua các giao diện lập trình ứng dụng. Nếu không, toàn bộ quy trình tự động sẽ đứt gãy ngay từ bước đầu tiên.
Đây cũng chính là lý do PropTech đang trở thành một hướng đi mà không ít lập trình viên trẻ để mắt tới. Thị trường vẫn còn khá phân mảnh và thiếu những giải pháp trọn gói phù hợp cho khách sạn quy mô nhỏ tại Việt Nam. Ai nắm được cả kiến thức lập trình lẫn hiểu biết về vận hành khách sạn thực tế sẽ có lợi thế đáng kể. Đó có thể là từ việc phát triển hệ thống khóa kết nối cho đến cách xây dựng chatbot hỗ trợ chăm sóc khách hàng bằng AI, giúp giải đáp thắc mắc của khách lưu trú ngoài giờ hành chính.
Khóa khách sạn không hoạt động đơn lẻ mà là một phần của hệ thống
Một sai lầm phổ biến của người mới tìm hiểu là nghĩ rằng khóa khách sạn chỉ đơn thuần là một ổ khóa điện tử gắn trên cửa phòng. Trên thực tế, nó phải kết nối chặt chẽ với phần mềm quản lý khách sạn, thường gọi tắt là PMS. Nhờ đó hệ thống có thể tự động cấp quyền mở cửa đúng theo lịch đặt phòng và thu hồi quyền ấy ngay khi khách trả phòng. Nếu thiếu sự kết nối này, nhân viên buộc phải cấp thẻ hoặc mã thủ công cho từng khách. Điều đó đi ngược lại toàn bộ mục tiêu tự động hoá ban đầu.
Về mặt kỹ thuật, việc này được thực hiện thông qua các API. Phần mềm quản lý gửi lệnh đến ổ khóa để tự động tạo mã thẻ mới mỗi khi khách hoàn tất thủ tục nhận phòng trực tuyến. Với những bạn học lập trình web, đây là một bài toán tích hợp hệ thống khá điển hình. Nó đòi hỏi phải xử lý tốt các trường hợp lỗi như mất kết nối tạm thời hoặc yêu cầu bị trùng lặp. Nhiều đội ngũ phát triển từng chia sẻ rằng lý do việc tích hợp công nghệ mới vào phần mềm quản lý thường chậm hơn kỳ vọng phần lớn nằm ở chính những tình huống lỗi vặt như vậy, chứ không phải ở phần lõi thuật toán.
Ngoài chức năng cấp quyền, hệ thống khóa còn có nhiệm vụ ghi lại nhật ký ra vào của từng phòng. Dữ liệu này phục vụ cho công tác an ninh và đối soát vận hành sau này. Nó giúp bộ phận quản lý biết được ai đã ra vào phòng nào vào thời điểm nào, rất hữu ích khi cần xác minh sự cố hoặc khiếu nại từ khách lưu trú. Nếu muốn hình dung rõ hơn về các tiêu chuẩn kết nối mà một hệ thống khóa khách sạn cần đáp ứng, bạn có thể tham khảo thêm từ những đơn vị chuyên cung cấp giải pháp khóa cho ngành lưu trú.
Bài toán kỹ thuật khi triển khai thực tế cho khách sạn nhỏ
Khi bắt tay triển khai thực tế, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực giữa quầy lễ tân và từng cửa phòng là bài toán khiến nhiều đội kỹ thuật phải đau đầu. Một khách sạn ba mươi phòng có thể có ba mươi ổ khóa hoạt động độc lập. Hệ thống trung tâm phải đảm bảo lệnh cấp quyền hay thu hồi quyền đến đúng phòng, đúng thời điểm. Điều này không được trễ dù chỉ vài giây, nhất là trong giờ cao điểm nhận phòng buổi chiều.
Một thách thức khác không kém phần quan trọng là xử lý tình huống mất điện hoặc mất kết nối mạng tạm thời. Tình huống này không hiếm gặp tại nhiều khu vực ở Việt Nam. Một hệ thống khóa khách sạn được thiết kế tốt cần có cơ chế hoạt động độc lập trong một khoảng thời gian nhất định. Chẳng hạn, ổ khóa có thể lưu tạm danh sách mã thẻ hợp lệ ngay trên thiết bị. Nhờ vậy khách vẫn ra vào phòng bình thường ngay cả khi đường truyền internet của khách sạn gặp sự cố.
Với những khách sạn nhỏ đang cân nhắc đầu tư vào hệ thống này, lời khuyên của chúng tôi là nên ưu tiên chọn khóa khách sạn chuẩn kết nối phù hợp với phần mềm quản lý sẵn có. Đừng chạy theo những sản phẩm có nhiều tính năng nhưng lại khó tích hợp. Trước khi ký hợp đồng với bất kỳ nhà cung cấp nào, bạn nên tham khảo một checklist đánh giá năng lực triển khai công nghệ của một đơn vị cung cấp giải pháp. Việc này giúp chủ khách sạn tránh được tình huống dở dang giữa chừng vì đối tác thiếu kinh nghiệm thực chiến.
Kết luận
Một chiếc khóa cửa tưởng chừng đơn giản hóa ra lại là mắt xích quan trọng trong cả một hệ sinh thái PropTech. Ở đó, phần mềm quản lý, thiết bị IoT và quy trình vận hành khách sạn phải phối hợp nhịp nhàng với nhau. Hiểu được bài toán tích hợp đằng sau một hệ thống khóa khách sạn giúp chủ cơ sở lưu trú chọn đúng giải pháp. Nó cũng giúp dân lập trình nhìn ra một hướng đi nghề nghiệp còn khá mới mẻ tại thị trường trong nước. Ngành khách sạn công nghệ vẫn còn nhiều khoảng trống chưa được khai phá, và đó có thể là cơ hội cho bất kỳ ai chịu khó tìm hiểu sớm.
