Cuối mỗi tháng, nhân viên kế toán thường phải xử lý nhiều hóa đơn và chứng từ. Họ nhập số liệu, đối chiếu thông tin và lưu trữ hồ sơ cẩn thận. Đây là nhóm công việc lặp lại, dễ gây mệt mỏi và cũng dễ phát sinh lỗi nhập liệu. Vì vậy, ứng dụng AI cho phòng kế toán đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Với người học lập trình, đây cũng là một bài toán dữ liệu rất thực tế.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cùng bạn nhìn vào nghiệp vụ kế toán dưới góc độ kỹ thuật. Bạn sẽ thấy vì sao mảng này phù hợp với tự động hóa, đồng thời hiểu lập trình viên có thể tham gia vào những phần nào của quy trình.
Vì sao kế toán phù hợp với tự động hóa
Nghiệp vụ kế toán có một đặc điểm rất hợp với máy tính: tính lặp lại cao và quy trình rõ ràng. Nhiều bước trong công việc kế toán có thể được mô tả thành quy tắc, sau đó chuyển thành chương trình để xử lý.
Khối lượng hóa đơn và chứng từ thường lặp lại đều đặn theo tháng hoặc theo quý. Các loại giấy tờ cũng có cấu trúc tương đối ổn định. Khi một công việc có mẫu xử lý rõ ràng, lập trình viên có thể thiết kế hệ thống để hỗ trợ con người thực hiện nhanh hơn.
Lỗi nhập liệu thủ công có thể gây hậu quả tài chính nghiêm trọng. Chỉ một con số bị gõ nhầm cũng có thể làm báo cáo sai lệch. Nếu được thiết kế và kiểm thử cẩn thận, hệ thống tự động có thể giúp giảm đáng kể nhóm lỗi này.
Ngoài ra, quy trình kế toán thường có quy định cụ thể. Sự rõ ràng đó giúp người làm kỹ thuật dễ mô hình hóa nghiệp vụ thành một bài toán dữ liệu mạch lạc.
Góc nhìn của người làm kỹ thuật
Với lập trình viên, một hóa đơn có thể được xem là dữ liệu có cấu trúc. Bạn cần đọc dữ liệu đó, rút ra các trường quan trọng, rồi kiểm tra tính hợp lệ. Cách chia nhỏ vấn đề này rất quen thuộc với người học lập trình.
Bạn có thể hình dung mỗi hóa đơn như một bản ghi gồm nhiều trường, chẳng hạn tên nhà cung cấp, ngày tháng, số tiền và mã số thuế. Khi đã rút được các trường này, phần còn lại chủ yếu là kiểm tra, đối chiếu và sắp xếp dữ liệu. Đây là nhóm việc máy tính có thể xử lý tốt và nhanh.
Các thách thức khi bóc tách dữ liệu chứng từ
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng bóc tách dữ liệu chứng từ lại có nhiều thử thách. Trước khi bắt tay vào làm, bạn cần lường trước một số điểm khó sau.
- Hóa đơn có nhiều định dạng. Có hóa đơn điện tử, bản scan và ảnh chụp bằng điện thoại. Chất lượng scan không đồng đều khiến việc đọc đúng số liệu trở nên khó khăn.
- Dữ liệu cần được đối chiếu giữa nhiều nguồn. Một giao dịch có thể xuất hiện ở hóa đơn, sổ quỹ và sao kê ngân hàng. Việc đối chiếu số liệu giữa các nguồn này cần độ chính xác rất cao.
- Hệ thống phải lưu vết để phục vụ kiểm toán. Mọi thay đổi dữ liệu đều cần được ghi lại rõ ràng. Hệ thống phải hỗ trợ kiểm toán chặt chẽ theo quy định, không được xóa dấu vết tùy tiện.
Vì sao không nên vội code
Nhiều bạn mới học thường muốn viết code ngay khi đọc đề bài. Với nghiệp vụ kế toán, cách làm này dễ dẫn đến sản phẩm sai nhu cầu. Bạn nên hiểu các ràng buộc trước, sau đó mới chọn cách xử lý phù hợp với từng trường hợp.
Lập trình viên xây giải pháp kế toán như thế nào
Khi đã nắm các thách thức, bạn có thể bắt đầu thiết kế. Một hướng tiếp cận dễ kiểm soát là xây dựng pipeline rõ ràng, trong đó mỗi bước đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể.
Một pipeline cơ bản thường gồm các bước nối tiếp nhau. Bước đọc dữ liệu có nhiệm vụ chuyển thông tin từ hóa đơn thành dạng máy có thể xử lý. Bước kiểm tra xác minh số liệu có hợp lệ và đầy đủ hay không. Bước chuẩn hóa đưa dữ liệu về một định dạng thống nhất để dùng ở các khâu sau.
Khi tách rõ từng bước, bạn dễ tìm và sửa lỗi hơn. Nếu số liệu sai ở một khâu cụ thể, bạn biết nên kiểm tra lại bước đó thay vì phải dò toàn bộ hệ thống.
Trước khi viết code, bạn có thể tham khảo cách doanh nghiệp dùng ứng dụng AI cho phòng kế toán tại mona.media để hiểu rõ hơn các ràng buộc nghiệp vụ. Nắm được quy trình thực tế của kế toán giúp bạn xây đúng thứ họ cần, thay vì thứ bạn cho là đúng.
Tích hợp thay vì thay thế
Có một nguyên tắc quan trọng cần nhớ: doanh nghiệp thường đã có sẵn phần mềm kế toán quen dùng. Giải pháp của bạn nên tích hợp với hệ thống đó, thay vì yêu cầu thay thế toàn bộ.
Cách làm này ít gây xáo trộn và dễ được chấp nhận hơn. Công cụ của bạn có thể đảm nhận phần đọc và chuẩn hóa hóa đơn, sau đó đẩy dữ liệu sạch vào phần mềm sẵn có.
Bạn cũng nên thiết kế để con người kiểm tra lại khi hệ thống không chắc chắn. Nếu một hóa đơn bị mờ hoặc thiếu thông tin, công cụ nên đánh dấu để kế toán xem thủ công. Cách này giúp giữ độ chính xác mà vẫn tiết kiệm thời gian.
Dưới đây là phần tóm tắt các bước trong một pipeline điển hình.
- Đọc dữ liệu: Lấy thông tin từ hóa đơn. Cần chú ý xử lý nhiều định dạng và chất lượng scan khác nhau.
- Kiểm tra: Xác minh tính hợp lệ của dữ liệu. Cần đối chiếu giữa các nguồn dữ liệu liên quan.
- Chuẩn hóa: Đưa dữ liệu về một định dạng thống nhất. Cần giữ nguyên dữ liệu gốc để lưu vết.
- Tích hợp: Đẩy dữ liệu vào phần mềm sẵn có. Không nên thay thế toàn bộ hệ thống cũ nếu doanh nghiệp chưa thật sự cần.
Kết luận: hiểu nghiệp vụ tài chính giúp lập trình viên tiến xa hơn
Qua bài viết, bạn đã thấy tự động hóa kế toán là một bài toán dữ liệu có cấu trúc rõ ràng. Nó phù hợp với người làm kỹ thuật biết chia nhỏ vấn đề và thiết kế quy trình xử lý theo từng bước. Điểm khác biệt nằm ở chỗ bạn cần hiểu nghiệp vụ tài chính để sản phẩm bám sát quy trình thực tế.
Một giải pháp phù hợp với cách làm việc của kế toán sẽ dễ được doanh nghiệp tin dùng hơn. Vì vậy, đừng chỉ tập trung vào kỹ thuật mà quên tìm hiểu công việc hằng ngày của người dùng.
Nếu bạn đang học lập trình và muốn thử sức, hãy bắt đầu nhỏ. Một module đọc thông tin từ một loại hóa đơn quen thuộc là bài tập rất tốt. Từ đó, bạn có thể hiểu bài toán thực tế và mở rộng dần. Hãy chọn một bước nhỏ để bắt tay vào làm ngay hôm nay.
