Khi bắt đầu triển khai một dự án quan trọng, việc lập kế hoạch dự án là một nhân tố quan trọng góp phần quyết định sự thành bại của dự án đó.
Việc lập kế hoạch công việc, nhân sự rõ ràng giúp bạn dễ dàng theo dõi, quản lý để hướng tới hoàn thành mục tiêu đề ra.
Lợi ích từ việc lập kế hoạch dự án:
Trước khi lên một kế hoạch cụ thể bạn cần biết chính xác mình cần phải quản lý những vấn đề gì, xác định những yếu tố quan trọng, cần thiết và được ưu tiên trong bản kế hoạch.
Tùy theo tính chất công việc, mức độ ưu tiên và mục đích dự án mà các yếu tố này có thể thay đổi khác nhau. Tuy nhiên chúng thường tập trung vào 3 yếu tố chính đó là: Ngân sách, thời gian và hiệu suất công việc.
Sau khi xác định chính xác mình cần làm gì, bạn tiến hành lập kế hoạch dự án bao gồm 4 bước sau:
Thành công của một dự án phụ thuộc vào việc, dự án đó có thỏa mãn được tiêu chí của các bên liên quan hay không. Đây là bước rất quan trọng bạn cần phải xác định chính xác những bên liên quan là ai và nắm bắt nhu cầu của họ. Tổ chức những cuộc họp, gặp gỡ 1-1 hoặc tổ chức những cuộc khảo sát là một trong những phương pháp giúp bạn khai khác thêm thông tin và hiểu được nhu cầu của họ.
Như đã chia sẻ ở trên, tùy vào mỗi dự án sẽ có một hoặc nhiều mục tiêu khác nhau. Tuy nhiên bạn cần đảm bảo rằng các mục tiêu cần tuân theo một quy chuẩn SMART (Specific - cụ thể; Measurable - có thể đo lường; Attainable - có thể đạt được; Realistic - thực tế; Timely - có thời gian cụ thể).
Sau khi đã xác định chính xác các mục tiêu điều bạn cần làm đó là xác định thời gian chuyển giao.
Trong quá trình quản lý một dự án cụ thể, có những mốc thời gian ghi lại việc giao nhận/ cung cấp sản phẩm, dịch vụ giữa khách hàng và công ty. Quá trình này được gọi là Deliverable. Quá trình chuyển giao sản phẩm có thể được coi là những dự án nhỏ trong dự án lớn.
Quá trình giao nhận thường cụ thể và có thể đo lường. Sản phẩm giao nhận có thể vô hình hoặc hữu hình, đối tượng của sự giao nhận này có thể là khách hàng hoặc chính các bên liên quan trong dự án.
Để quá trình chuyển giao đạt hiệu quả cao nhất, bạn cần áp dụng các bước sau.
Bạn cần xác định lộ trình cụ thể cho từng phần của dự án từ giai đoạn triển khai, giai đoạn phát triển cho đến những giai đoạn nhỏ ở giữa trong dự án. Các mốc thời gian trong dự án nên có nhiều hơn ngày bắt đầu và kết thúc. Việc lên kế hoạch lộ trình chi tiết giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, đồng thời giúp các bên liên quan chủ động nắm bắt được tiến độ dự án.
Lộ trình dự án cụ thể có thể xác lâp qua các bước sau:
Sau khi xác đinh thời gian bạn cần liệt kê một cách cụ thể các công việc cần làm để có thể hoàn thành thời gian chuyển giao đúng hạn. Việc tiếp theo là xác định sự phụ thuộc giữa các công việc nhằm xác định mức độ ưu tiên của từng đầu việc. Bạn cần xem xét kỹ lưỡng vì quá trình này có thể ảnh hưởng đến ngày bắt đầu và kết thúc của mỗi đầu việc và thậm chí là toàn bộ dự án. Những mức quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ có thể kể đến như: Finish-to-start - nhiệm vụ A phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ B bắt đầu - hoặc Start-to-start - nhiệm vụ A phải được bắt đầu trước khi nhiệm vụ B có thể bắt đầu.
Cần tính toán các mốc thời gian hợp lý. Có một lỗi mà những người lập kế hoạch thường xuyên mắc phải đó là không tính toán đủ thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Việc này dẫn đến các bên liên quan phải vội vã hoàn thành nhiệm vụ và điều này dẫn đến chất lượng công việc bị giảm sút.
Và cuối cùng một dự án tốt thì không thể thiếu những kế hoạch hỗ trợ, cũng như các phương án quản lý rủi ro bao gồm:
Kế hoạch nhân sự
Hãy xác định các cá nhân và tổ chức có vai trò quan trọng trong dự án. Đối với mỗi cá nhân và tổ chức đó, hãy mô tả vai trò và trách nhiệm của họ đối với toàn bộ dự án, sau đó chỉ định số lượng và những cá nhân cụ thể đối với từng nhiệm vụ.
Kế hoạch thông báo
Hãy soạn thảo một văn bản để phổ biến cho các bên liên quan nắm được ai sẽ liên tục được thông báo về tiến độ dự án và cách họ sẽ nhận được thông tin. Cách phổ biến nhất để cập nhật tình hình là tạo báo cáo hàng tuần, hàng tháng, mô tả cách thức thực hiện dự án hay các mốc công việc quan trọng đã đạt được,..
Kế hoạch quản trị rủi ro
Quản lý rủi ro là một phần quan trọng của quản lý dự án, tuy nhiên, kế hoạch này thường bị bỏ qua. Càng dự đoán được nhiều rủi ro cho dự án, nhà quản lý càng có nhiều kế hoạch dự phòng và chuẩn bị tốt cách đối phó khi có tình huống xấu xảy ra.
Dưới đây là một số ví dụ về rủi ro trong các dự án:
Trong quá trình làm việc hãy liên tục cập nhật, xem xét liệt kê từng rủi ro và những hành động cụ thể cần làm nếu không may rủi ro phát sinh.
Trên đây là 4 bước lập kế hoạch dự án quan trọng dành cho các nhà quản lý. Việc lập kế hoạch chưa bao giờ là điều dễ dàng. Vì thế hãy luôn luôn rèn luyện kỹ năng lên kế hoạch, và cảm nhận bản thân đối với thị trường. Chúc các bạn thành công.